작은 회사일수록 한 사람이 사이트의 거의 모든 열쇠를 쥐고 있다. 도메인을 등록한 사람의 개인 이메일, 외주 디자이너의 호스팅 관리자 계정, 마케터가 본인 구글 계정으로 만든 광고와 분석, 그리고 누구도 비밀번호를 기억하지 못하는 SSL 인증서. 그 한 사람이 회사를 떠나는 순간, 사이트는 운영되고 있지만 누구도 손댈 수 없는 상태가 된다.
실제로 사이트가 멈춘 뒤에야 “도메인이 누구 명의로 돼 있는지 모르겠다”는 문의가 들어오는 일이 적지 않다. 사고가 터지기 전에, 사장님이 미리 챙겨놓아야 할 다섯 가지를 정리했다.
1. 도메인은 무조건 ‘회사 이름, 회사 메일’로 등록한다
가장 흔한 사고는 도메인 등록자(registrant)가 개인의 가비아·후이즈 계정으로 돼 있는 경우다. 그 사람이 비밀번호를 잊거나 연락이 끊기면 도메인 갱신, 네임서버 변경, 이전 어느 것도 할 수 없다. 도메인이 만료되면 그 사이의 모든 마케팅·검색 자산이 한꺼번에 사라진다.
- 등록자 정보(WHOIS)에 회사명·회사 대표 메일·회사 전화번호를 넣는다.
- 도메인 관리 계정의 로그인 ID는 외주가 아닌 회사 공용 메일로 만든다.
- 자동 갱신을 켜두고, 결제 수단은 법인카드로 지정해 둔다.
2. 핵심 계정의 ‘Owner’는 사람이 아니라 회사 공용 메일이다
Google Analytics, Search Console, Tag Manager, Meta 비즈니스 매니저, 네이버 검색광고, 카카오 비즈니스, 카페24·아임웹·NHN Commerce 같은 호스팅 관리자… 이 모든 계정의 최상위 권한(Owner / Super Admin)은 반드시 회사 공용 메일이 보유해야 한다.
사장님 개인 계정도, 마케터 개인 계정도 안 된다. marketing@회사도메인.com 같은 별칭(alias)을 하나 만들어 Owner로 지정하고, 실무자들은 거기서 권한을 위임받는 구조가 안전하다. 사람이 떠나도 Owner는 회사에 남는다.
3. 권한은 ‘사람’이 아니라 ‘역할’에 부여한다
“디자이너 A에게 카페24 관리자 권한을 줘 두었다”가 아니라, “디자인팀이라는 역할에 편집 권한을 부여한다”는 관점으로 바꿔야 한다. 사람이 바뀌어도 역할은 남기 때문이다.
실무에서는 다음 세 등급이면 대부분 충분하다.
- Owner — 회사 공용 메일. 결제·소유권·삭제 권한.
- Admin — 사장 또는 운영 책임자. 설정 변경, 사람 추가·제거.
- Editor / Analyst — 실무자·외주. 콘텐츠 편집, 데이터 조회.
외주 업체에는 절대 Owner를 주지 않는다. 작업에 필요한 최소 권한, 대개 Editor면 충분하다.
4. 비밀번호 매니저로 ‘한 곳에 모은다’
엑셀에 비밀번호를 적어 공용 폴더에 두는 회사를 아직도 본다. 1Password, Bitwarden, Dashlane 같은 비즈니스용 비밀번호 매니저는 한 달 1만 원대의 비용으로, 직원 단위로 권한을 부여하고 퇴사 시 즉시 회수할 수 있다.
특히 ‘공용 계정(Owner 메일)’의 비밀번호는 매니저에 저장하되, 2단계 인증(2FA)은 회사 휴대폰이나 별도의 인증기에 묶어둔다. 개인 휴대폰에 OTP를 등록해 두면 그 사람이 떠날 때 사이트의 두 번째 자물쇠가 함께 사라진다.
5. 분기에 한 번, ‘권한 감사’를 캘린더에 박아둔다
한 번 정리해도 6개월이 지나면 다시 흐트러진다. 새 외주가 추가되고, 퇴사자가 빠지고, 일회성 컨설턴트의 권한이 그대로 남아 있다. 분기마다 30분이면 끝나는 점검표를 만들어 두자.
- 도메인 등록 정보와 자동 갱신 상태
- 핵심 계정의 Owner / Admin 목록
- 퇴사자·이전 외주의 권한이 아직 남아 있는지
- 비밀번호 매니저 사용자 목록
- SSL 인증서·결제 카드 만료일
한 사람의 부재가 사이트의 부재가 되지 않으려면
웹사이트는 한 번 만들고 끝나는 자산이 아니다. 도메인·계정·인증서·결제 정보가 매년 갱신되며, 한 줄의 권한 누락이 어느 새벽 사이트를 멈추게 한다. 사장님이 잠들기 전에 미리 정리해 두는 다섯 줄의 권한 표가, 위기 상황에서 가장 비싼 외주를 막아 준다.
CYAN은 사이트를 새로 만드는 단계에서부터 도메인·계정·SSL·결제 권한을 회사 명의로 정리해드리고, 인수인계 문서까지 함께 전달한다. 사람이 바뀌어도 사이트가 흔들리지 않는 구조 — 그것이 우리가 생각하는 진짜 ‘런칭 후 운영’이다.